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Normas e Procedimentos
Publicado: Quinta, 08 de Junho de 2017, 11h03 | Última atualização em Quarta, 11 de Setembro de 2019, 09h04 | Acessos: 1978

RECOLHIMENTO/TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

A Coordenação Geral de Administração da Pró-Reitoria de Gestão Administrativo-Financeira (PRGAF) leva ao conhecimento dos Centros de Ensino e Unidades Acadêmicas os procedimentos a serem observados para o Recolhimento/Transferência de Documentos ao Arquivo Geral da UFCG, a fim de garantir a preservação, organização e acessibilidade do acervo:

 

I - Preencher o FORMULÁRIO DE ENVIO DE DOCUMENTOS, no ambiente do SEI:

     > Vídeos explicativos para o preenchimento do formulário e a edição do formulário enviado. 

       - Vídeo explicativo para preenchimento do Formulário de Envio de Documentos no SEI

       - Vídeo explicativo para uso da Ferramenta Modelo de Documentos (possibilita a edição do formulário enviado)

     > Abaixo Orientação para preenchimento do Formulário: 

   > Para o preenchimento do formulário, é necessário consultar a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e o Código de Classificação de Documentos das Atividades-Fim e Meio da Instituição. Os instrumentos mencionados encontram-se no link LEGISLAÇÃO deste site.

 

ll - Preencher o ESPELHO DA CAIXA ARQUIVO (deve ser colocada na parte frontal da caixa arquivo), conforme orientação abaixo:

     > Orientação para preenchimento do Espelho da caixa-arquivo - clique aqui

 

III - Meses de envio de documentos ao Arquivo Geral: fevereiro, maio, agosto e novembro.

     > Os meses de fevereiro, maio, agosto e novembro, serão exclusivamente para o envio dos documentos ao Arquivo Geral. Esse recebimento será até o dia 15 de cada mês.

     > Os meses intercalados aos meses de envio de documentos (janeiro, março, abril, junho, julho, setembro, outubro e dezembro) serão para o envio dos formulários para correção e orientações.

 

ATENÇÃO - Havendo dificuldades na organização da documentação, entrar em contato com o Arquivo Geral para as devidas orientações pelo Telefone (83) 2101-1014 ou endereço eletrônico O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo..

 

                                  DESCRIÇÃO DAS ROTINAS PARA TRANSFERÊNCIA/RECOLHIMENTO DE                             DOCUMENTOS  À DIVISÃO DE ARQUIVO GERAL

Ord. Quem O quê Observações
1 Setor proveniente

> Preencher o Formulário de Envio de Documentos.

> Acondicionar a documentação em Caixas Arquivo e colocar o Espelho.

> Preencher o Formulário de Envio de Documentos no Sistema Eletrônico de Informações - SEI

> Seguir as instruções do preenchimento do formulário através do vídeo explicativo.

> Seguir as instruções do preenchimento do espelho e os padrões de caixa arquivo em que serão acondicionados os documentos.

 ATENÇÃO: Toda a instrução relativa ao preenchimento, envio e reenvio do Formulário pelo SEI estão nos VÍDEOS EXPLICATIVOS. É imprescindível a visualização dos mesmos.

2 Setor proveniente

> Enviar o Formulário de Envio de Documentos

> Enviar o formulário para o Arquivo Geral, pelo Sistema Eletrônico de Informações - SEI, para análise.
3 Arquivo Geral

Analisar o Formulário.

> SE o PREENCHIMENTO estiver CORRETO é emitido um despacho, pelo SEI, autorizando o envio da documentação para o Arquivo Geral.

> SE o PREENCHIMENTO estiver INCORRETO, o Arquivo Geral devolve o Formulário, pelo SEI, para que se façam as devidas correções, de acordo com as observações.

4 Setor proveniente

Enviar a documentação.

> Autorizado o envio da documentação, o Setor Proveniente solicita ao setor competente (Setor de Transporte da Prefeitura), o transporte da documentação para o Arquivo Geral.

> O Setor Proveniente, envia o processo pelo SEI, para o Arquivo Geral, emitindo um despacho informando a data do envio da documentação.

5 Arquivo Geral

Proceder o recebimento e  verificação da documentação.

> O Arquivo Geral recebe a documentação e verifica se a documentação listada no formulário está contida nas caixas.

> Caso algum documento esteja nas caixas e não na listagem ou o documento descrito na listagem não esteja na caixa, o Arquivo Geral fará as observações e enviará o processo para a unidade/setor para fazer as alterações.

> Estando a listagem de acordo com os documentos contidos nas caixas, o Arquivo Geral emite um despacho declarando que os documentos estão em acordo com a listagem. 

6 Setor Proveniente

Encerramento do Processo

> O Setor Proveniente conclui o processo.

 

     > MAPEAMENTO DO PROCESSO DE ENVIO DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO GERAL  

 

 REALIZAÇÃO DE PESQUISA AO ACERVO DO ARQUIVO GERAL

 O acervo disponível para pesquisa são os fundos fechados da Escola Politécnica da Paraíba, Faculdade de Ciências Econômicas (FACE), Centro de Ciência e Tecnologia (CCT) e Pró-Reitoria para Assuntos do Interior (PRAI). Para realizar pesquisa neste acervo é necessário preencher o requerimento abaixo:

  REQUERIMENTO PARA PESQUISA NO ARQUIVO GERAL

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