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Normas e Procedimentos
Publicado: Quinta, 08 de Junho de 2017, 11h03 | Última atualização em Terça, 30 de Janeiro de 2018, 16h16 | Acessos: 673

RECOLHIMENTO/TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

A Coordenação Geral de Administração da Pró-Reitoria de Gestão Administrativo-Financeira (PRGAF) leva ao conhecimento dos Centros de Ensino e Unidades Acadêmicas os procedimentos a serem observados para o Recolhimento/Transferência de Documentos ao Arquivo Geral da UFCG, a fim de garantir a preservação, organização e acessibilidade do acervo:

Observação: A partir de maio de 2018 o envio do formulário será feito pelo Sistema Eletrônico de Informações - SEI. Acesse o vídeo explicativo para maiores informações quanto ao preenchimento do formulário, envio e reenvio.

I - Preencher o FORMULÁRIO DE ENVIO DE DOCUMENTOS, no ambiente do SEI:

    > Vídeos explicativos para o preenchimento do formulário e o trâmite do processo no SEI. 

       - Vídeo explicativo para preenchimento do Formulário de Envio de Documentos no SEI

       - Vídeo explicativo para uso da Ferramenta Modelo de Documentos (possibilita a edição do formulário enviado)

    > Abaixo Formulário de Envio de Documentos e Orientação para preenchimento do Formulário     

       

  > Para o preenchimento do formulário, é necessário consultar a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e o Código de Classificação de Documentos das Atividades-Fim e Meio da Instituição. Os instrumentos mencionados encontram-se no link LEGISLAÇÃO deste site.

ll - Preencher o ESPELHO DA CAIXA ARQUIVO (deve ser colocada na parte frontal da caixa arquivo), conforme orientação abaixo:

    > Orientação para preenchimento do Espelho da caixa-arquivo - clique aqui

III - Havendo dificuldades na organização da documentação, entrar em contato com o Arquivo Geral para as devidas orientações pelo Telefone (83) 2101-1014 ou endereço eletrônico O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo..

 

                                  DESCRIÇÃO DAS ROTINAS PARA TRANSFERÊNCIA/RECOLHIMENTO DE                             DOCUMENTOS  À DIVISÃO DE ARQUIVO GERAL

Ord. Quem O quê Observações
1 Setor proveniente

> Preencher o Formulário de Envio de Documentos.

> Acondicionar a documentação em Caixas Arquivo e colocar o Espelho.

> Preencher o Formulário de Envio de Documentos no Sistema Eletrônico de Informações - SEI

> Seguir as instruções do preenchimento do formulário através do vídeo explicativo.

> Seguir as instruções do preenchimento do espelho e os padrões de caixa arquivo em que serão acondicionados os documentos.

 ATENÇÃO: Toda a instrução relativa ao preenchimento, envio e reenvio do Formulário pelo SEI estão nos VÍDEOS EXPLICATIVOS. É imprescindível a visualização dos mesmos.

2 Setor proveniente

> Enviar o Formulário de Envio de Documentos, preenchido, para análise do Arquivo Geral.

> Enviar o formulário pelo Sistema Eletrônico de Informações - SEI
3 Arquivo Geral

Analisar o Formulário.

> SE o PREENCHIMENTO estiver CORRETO, os servidores do Arquivo Geral irão ao Setor para verificar a organização das caixas. Estando a organização das caixas de acordo com o Formulário, é emitido um despacho, pelo SEI, autorizando o envio da documentação para o Arquivo Geral.

> SE o PREENCHIMENTO estiver INCORRETO, o Arquivo Geral devolve o Formulário, pelo SEI, para que se façam as devidas correções, de acordo com as observações.

4 Setor proveniente

Enviar a documentação para o Arquivo Geral.

> Autorizado o envio da documentação, o Setor Proveniente solicita ao setor competente (Setor de Transporte da Prefeitura), o transporte da documentação para o Arquivo Geral.

> O Setor Proveniente, envia o processo pelo SEI para o Arquivo Geral, emitindo um despacho informando a data do envio da documentação.

5 Arquivo Geral

Proceder o arquivamento da documentação.

> Receber a documentação para arquivamento.

> O Arquivo Geral encerra o processo no SEI.

  

 REALIZAÇÃO DE PESQUISA AO ACERVO DO ARQUIVO GERAL

 O acervo disponível para pesquisa são os fundos fechados da Escola Politécnica da Paraíba, Faculdade de Ciências Econômicas (FACE), Centro de Ciência e Tecnologia (CCT) e Pró-Reitoria para Assuntos do Interior (PRAI). Para realizar pesquisa neste acervo é necessário preencher o requerimento abaixo:

  REQUERIMENTO PARA PESQUISA NO ARQUIVO GERAL

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