RECOLHIMENTO/TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS
A Coordenação Geral de Administração da Pró-Reitoria de Gestão Administrativo-Financeira (PRGAF) leva ao conhecimento dos Centros de Ensino e Unidades Acadêmicas os procedimentos a serem observados para o Recolhimento/Transferência de Documentos ao Arquivo Geral da UFCG, a fim de garantir a preservação, organização e acessibilidade do acervo:
I - Preencher o FORMULÁRIO DE ENVIO DE DOCUMENTOS, no ambiente do SEI:
> Vídeos explicativos para o preenchimento do formulário e a edição do formulário enviado.
- Vídeo explicativo para preenchimento do Formulário de Envio de Documentos no SEI
> Abaixo Orientação para preenchimento do Formulário:
> Para o preenchimento do formulário, é necessário consultar a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e o Código de Classificação de Documentos das Atividades-Fim e Meio da Instituição. Os instrumentos mencionados encontram-se no link LEGISLAÇÃO deste site.
ll - Preencher o ESPELHO DA CAIXA ARQUIVO (deve ser colocada na parte frontal da caixa arquivo), conforme orientação abaixo:
> Orientação para preenchimento do Espelho da caixa-arquivo - clique aqui
III - Meses de envio de documentos ao Arquivo Geral: fevereiro, maio, agosto e novembro.
> Os meses de fevereiro, maio, agosto e novembro, serão exclusivamente para o envio dos documentos ao Arquivo Geral. Esse recebimento será até o dia 15 de cada mês.
> Os meses intercalados aos meses de envio de documentos (janeiro, março, abril, junho, julho, setembro, outubro e dezembro) serão para o envio dos formulários para correção e orientações.
ATENÇÃO - Havendo dificuldades na organização da documentação, entrar em contato com o Arquivo Geral para as devidas orientações pelo Telefone (83) 2101-1014 ou endereço eletrônico Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
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DESCRIÇÃO DAS ROTINAS PARA TRANSFERÊNCIA/RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS À DIVISÃO DE ARQUIVO GERAL |
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| Ord. | Quem | O quê | Observações |
| 1 | Setor proveniente |
> Preencher o Formulário de Envio de Documentos. > Acondicionar a documentação em Caixas Arquivo e colocar o Espelho. |
> Abrir Processo no SEI, no seguinte Tipo de Processo - Documentação e Informação: Envio de Documentos ao Arquivo Geral > Inserir o documento: Formulário de Envio de Documentos. > Seguir as instruções do preenchimento do formulário através do vídeo explicativo. > Seguir as instruções do preenchimento do espelho e os padrões de caixa arquivo em que serão acondicionados os documentos. ATENÇÃO: Toda a instrução relativa ao preenchimento, envio e reenvio do Formulário pelo SEI estão nos VÍDEOS EXPLICATIVOS. É imprescindível a visualização dos mesmos. |
| 2 | Setor proveniente |
> Enviar o Formulário de Envio de Documentos |
> Enviar o formulário para o Arquivo Geral, pelo Sistema Eletrônico de Informações - SEI, para análise. |
| 3 | Arquivo Geral |
Analisar o Formulário. |
> SE o PREENCHIMENTO estiver CORRETO é emitido um despacho, pelo SEI, autorizando o envio da documentação para o Arquivo Geral. > SE o PREENCHIMENTO estiver INCORRETO, o Arquivo Geral devolve o Formulário, pelo SEI, para que se façam as devidas correções, de acordo com as observações. |
| 4 | Setor proveniente |
Enviar a documentação. |
> Autorizado o envio da documentação, o Setor Proveniente solicita ao setor competente (Setor de Transporte da Prefeitura), o transporte da documentação para o Arquivo Geral. > O Setor Proveniente, envia o processo pelo SEI, para o Arquivo Geral, emitindo um despacho informando a data do envio da documentação. |
| 5 | Arquivo Geral |
Proceder o recebimento e verificação da documentação. |
> O Arquivo Geral recebe a documentação e verifica se a documentação listada no formulário está contida nas caixas. > Caso algum documento esteja nas caixas e não na listagem ou o documento descrito na listagem não esteja na caixa, o Arquivo Geral fará as observações e enviará o processo para a unidade/setor para fazer as alterações. > Estando a listagem de acordo com os documentos contidos nas caixas, o Arquivo Geral emite um despacho declarando que os documentos estão em acordo com a listagem. |
| 6 | Setor Proveniente |
Encerramento do Processo |
> O Setor Proveniente conclui o processo. |
> MAPEAMENTO DO PROCESSO DE ENVIO DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO GERAL
REALIZAÇÃO DE PESQUISA AO ACERVO DO ARQUIVO GERAL
O acervo disponível para pesquisa são os fundos fechados da Escola Politécnica da Paraíba, Faculdade de Ciências Econômicas (FACE), Centro de Ciência e Tecnologia (CCT) e Pró-Reitoria para Assuntos do Interior (PRAI). Para realizar pesquisa neste acervo é necessário preencher o requerimento abaixo:
