O acervo é constituido de 1.900 metros lineares de documentos com datas-limite de 1952 até os dias atuais. Os documentos são provenientes da Prefeitura Universitária, Pró-Reitoria de Gestão Administrativo-Financeira (PRGAF), Pró-Reitoria de Ensino (PRE), Secretaria de Recursos Humanos (SRH), Centros e Unidades Acadêmicas. Os documentos que compõe o acervo são:
- Assentamentos individuais (pastas de alunos concluintes e cancelados);
- Documentação de ordem administrativa e financeira (ofícios, memorandos, despachos, resoluções, declarações, requisições de passagens aéreas e terrestres, solicitações TCU, processos, portarias, diárias, notas de empenho, entre outros);
- Assentamentos individuais dos servidores (pastas de funcionários inativos);
- Documentos de Unidades Acadêmicas (currículos, seleção de docentes, avaliação docente, ficha de monitoria, empenhos diárias, projetos de pesquisa, portarias, certidões, GED, entre outros).
Há também o acervo disponível para pesquisa que são os fundos fechados da Escola Politécnica da Paraíba, Faculdade de Ciências Econômicas (FACE), Centro de Ciência e Tecnologia (CCT) e Pró-Reitoria para Assuntos do Interior (PRAI).
São documentos que contam a história da Universidade, sua trajetória e momentos de transição da Escola Politécnica até a UFCG. Estes documentos estão encadernados e são os únicos que estão sendo disponibilizados para pesquisa, porém não há instrumentos de pesquisa tais como guias, índices ou inventários, pois ainda não foi realizado um trabalho de descrição documental.
Nossas atividades no acervo:
Organização e avaliação da documentação recolhida e da Massa Documental Acumulada/MDA;
Higienização dos Assentamentos Individuais dos alunos concluintes e baixados (foram higienizadas, aproximadamente, 41.000 pastas);
Arquivamento dos Assentamentos utilizando o método numérico;
Assistência e visita técnica às Unidades Administrativas e Acadêmicas;
Aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e o Código de Classificação de Documentos das Atividades-Fim e Meio;
Ações futuras (objetivos):
Descrição da documentação encadernada, segundo a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) e, se possível, disponibilizar para pesquisa pela web, através do software IcaAtom;
Digitalização dos documentos encadernados;
Elaboração de projeto para implantação de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) de acordo com os requisitos estabelecidos pelo e-ARQ Brasil.