SETOR DE ARQUIVOS SETORIAIS
O setor de Arquivos setoriais tem, como competência, coordenar e supervisionar as atividades de gestão arquivística nos arquivos setoriais e, mais especificamente:
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O servidor de cada setor preencherá o formulário online no site do Arquivo Geral informando as dúvidas acerca da organização da documentação, o prazo para resposta será de cinco dias;
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Cabe a equipe técnica de Arquivos Setoriais orientar e acompanhar a organização dos arquivos correntes e intermediários das unidades e subunidades da universidade, de forma a padronizar os procedimentos técnicos;
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Dar suporte aos arquivos setoriais, auxiliar a criação dos arquivos setoriais;
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Conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas dos órgãos aos quais os arquivos setoriais estão subordinados;
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Desenvolver normas operacionais para arquivos setoriais, atendendo às peculiaridades de cada arquivo;
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Promover capacitação dos responsáveis pela execução das atividades nos arquivos setoriais;
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Prestar apoio técnico à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no processo de avaliação documental;
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Atender aos usuários do sistema de arquivos;
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Executar outras atividades inerentes aos Arquivos Setoriais.
A organização dos arquivos setoriais, proporciona vários benefícios, tais como:
- Garantir a preservação e o acesso aos documentos custodiados, assegurando a recuperação das informações de forma ágil e eficaz;
- Acesso rápido aos documentos pelos setores, garantindo agilidade no processo decisório;
- Eliminação do risco da perda dos documentos fiscais e trabalhistas;
- Padronização dos métodos de arquivamento;
- Agilidade nas consultas e recuperação de informações;
- Otimização do espaço;Redução de custos;
- Descarte seguro de documentos com prazos de guarda vencidos;
- Integridade do acervo.
MANUAL PARA ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS SETORIAIS